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Di fondamentale rilevanza nel pianificare la partecipazione della tua azienda ad una fiera è la scelta e la formazione delle figure professionali che presiederanno il tuo stand.

Le risorse umane come valore aggiunto per la tua presenza in fiera

La selezione del personale in fiera deve essere effettuata con molta accuratezza sulla base di caratteristiche comportamentali e professionali e tenendo in considerazione il target dei visitatori.

Non tutto il personale aziendale è infatti adatto al contatto con il pubblico: un atteggiamento sbagliato, l’incapacità di portare avanti una conversazione o una preparazione tecnica insufficiente possono implicare la perdita di molte opportunità.

 Ecco perché occorre non solo scegliere bene il personale in fiera, ma anche pianificarne la preparazione in vista dei vari ruoli che saranno loro assegnati all’interno dello stand già a partire da alcuni mesi prima dell’evento.

 Formare ed informare il tuo personale allo stand – anche rendendolo consapevole della rilevanza del suo comportamento rispetto alla visibilità aziendale e all’immagine che del tuo brand emergerà dalla fiera – è fondamentale: le figure selezionate rappresenteranno infatti il tuo nome agli occhi del mercato.

Come veri e propri strumenti di brand identity, i comportamenti del personale in fiera dovranno seguire le linee guida e la mission del brand. Se desideri approfondire questo aspetto, ti invitiamo a leggere l’articolo corporate identity.

Il personale in fiera: quale carattere?

Vi sono alcuni tratti comportamentali imprescindibili nella scelta delle risorse umane che presenzieranno alla fiera in rappresentanza del tuo brand.

Poiché una manifestazione fieristica è il luogo per eccellenza in cui valorizzare il contatto umano, allora sarà necessario selezionare innanzitutto persone predisposte ai rapporti interpersonali e al dialogo, che dimostrino un atteggiamento – verbale e gestuale – aperto.

Individua quindi tra i tuoi collaboratori chi abbia capacità di ascolto e mostri interesse e curiosità nei confronti degli argomenti dell’interlocutore – si tratti di un prospect o di un’azienda cliente – con una predisposizione alla consulenza.

Il suo atteggiamento deve essere sicuro e competente, il suo linguaggio chiaro, semplice e diretto. Dovrà inoltre mostrare resistenza allo stress ed essere capace di fronteggiare con spirito di improvvisazione le situazioni inattese, che immancabilmente si presenteranno.

Infine, alle risorse che opereranno all’interno del tuo stand, sarà richiesta la predisposizione al lavoro in gruppo: l’assegnazione dei ruoli e la valorizzazione dei punti di forza di ciascun elemento del team sarà l’arma vincente per un’efficace partecipazione alla fiera e per un ritorno con molti nuovi contatti su cui effettuare attività di follow up!

Sai preparare il tuo personale alla fiera?

La selezione del personale per la partecipazione a una fiera ricade frequentemente su figure che operano nell’area commerciale e area marketing: forza vendita, tecnici e commerciali, incluse figure di impiegati di backoffice – magari con pochi anni di esperienza alle spalle – a cui viene facilmente assegnato il compito di hostess, per contenere i costi di partecipazione alla fiera.

A tutti loro, in fiera, viene richiesto di ricoprire un ruolo diverso da quello svolto nella quotidianità inseriti in un contesto particolare, con i riflettori del mercato puntati su di loro. Fondamentale è prepararli, renderli autonomi e sicuri, capaci di coordinarsi in maniera efficace nelle loro funzioni e in base alle specifiche conoscenze e capacità.

Trovi un approfondimento su nostri corsi di formazione alla pagina Formazione aziendale.

Di seguito riepiloghiamo per te i punti salienti che una formazione al personale in fiera non può trascurare:

Contenuti aziendali

Per orientare le proprie conversazioni verso la “conversione” desiderata, il personale allo stand deve essere informato sugli obiettivi che l’azienda si è posta decidendo di prendere parte all’evento, incluse eventuali offerte su prodotti e servizi da promuovere in base al target dei visitatori, alla concorrenza presente e al ruolo della specifica fiera nel contesto del settore di riferimento.

Sarà inoltre importante informare adeguatamente tutti i membri dello staff, anche le figure junior e le hostess, circa le funzioni base e le caratteristiche principali del prodotto o dei servizi offerti.

Regole comportamentali

Le modalità di conduzione dei colloqui con i clienti ai fini di ottenere il loro contatto o per raggiungere altri obiettivi aziendali possono – anzi devono – essere insegnate. Al personale in fiera suggeriamo di fornire un dettagliato protocollo di comportamento, incluse istruzioni scritte che aiutino ad avere sempre presenti le linee guida fondamentali da seguire.

Abbiamo ampiamente analizzato l’approccio e il dialogo con il visitatore all’interno dello stand nell’articolo Accoglienza clienti in fiera il dialogo dentro lo stand – SEO, che ti invitiamo a leggere.

Ruoli e coordinamento:

In fiera, porta un team, non delle persone! Assicura una buona copertura delle attività aziendali attribuendo un ruolo che valorizzi i punti di forza di ciascuna delle figure nello stand. La soddisfazione sarà alta quando arriveranno i risultati del lavoro in sinergia e ciò significherà per il personale lavorare con motivazione crescente. Assicurati che le figure junior abbiano la capacità di approcciare il prospect, sapendolo indirizzare al momento giusto al collaboratore nello stand che ha competenze tecniche e skill di vendita maggiori, per finalizzare con successo il contatto.  Alle figure meno esperte o alle hostess potranno essere assegnati ruoli specifici, quali ad esempio l’invito da rivolgere ai visitatori per effettuare un test di prodotto o per la raccolta dei nominativi.

Come per ogni squadra, è importante che venga identificato un leader, che sarà responsabile di gestire lo stand, monitorando quanto accade all’interno e assicurando di mantenere sempre alto il livello di accoglienza offerto al visitatore (es.: controllando il personale, gli approvvigionamenti, la disponibilità di materiale informativo, i servizi tecnici…).

Al termine di ogni giornata in fiera, sarà importante fare una breve riunione di confronto in cui ciascuno o sia invitato a riportare quanto osservato durante la giornata e magari dando i propri suggerimenti: come si comportano i visitatori? Cosa succede negli stand dei competitor? Quali sono state le richieste più frequenti e come potremmo trarne vantaggio? Ed inoltre: cosa è in programma domani? Quali appuntamenti ci attendono?

Il contributo di ciascuno sarà valore aggiunto per il successo del giorno dopo in fiera!

Nella nostra esperienza professionale abbiamo da sempre valorizzato la preparazione delle risorse umane, certi che – opportunamente formate e motivate – siano le persone a fare la differenza.

Sei certo che le persone che gestiranno lo stand siano quelle giuste?
Se vuoi approfondire…

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