Un evento nell’evento e al tempo stesso fuori dall’evento: sembra una contraddizione, ma non lo è!

Stiamo parlando di quel fenomeno che porta le aziende operanti in un determinato settore ad organizzare eventi “fuori salone” come appuntamenti satellite durante le giornate di una fiera di interesse ma al di fuori della fiera stessa: una preziosa opportunità che la tua azienda dovrebbe attentamente valutare nella gestione della propria presenza in fiera.

Che cos’è un evento fuori salone?

Un evento fuori salone è un evento organizzato contestualmente allo svolgersi di una manifestazione di settore, ma all’esterno dell’area fieristica e in orari diversi. Il vantaggio che offre è quello di invogliare il pubblico ad estendere la propria esperienza oltre i limiti temporali e geografici della visita all’interno degli ambienti riservati agli stand degli espositori.

Nella sostanza, un evento fuori salone viene organizzato autonomamente da un’azienda o da un gruppo di aziende che, anziché investire il proprio budget in metri quadrati all’interno della manifestazione fieristica come espositore (o in aggiunta a quello), decide di creare un evento brandizzato alternativo nelle stesse date della fiera.

Il budget da considerare per la realizzazione di un evento fuori salone è considerevole, per cui ti consigliamo di analizzare attentamente questo aspetto prima di proseguire con la sua pianificazione, dalla prenotazione degli spazi, al personale, agli allestimenti, alla comunicazione stessa dell’appuntamento.
Organizzato come un vero e proprio evento dove la parte ludica è predominante, l’attività fuori salone prevede anche l’allestimento di una parte espositiva con i contenuti aziendali. Sarà anche possibile realizzare un breve e concentrato momento in cui si parli di business con gli ospiti presenti, possibilmente con supporti comunicativi di piacevole fruizione, come ad esempio un video.
Per ospitare questi eventi, vengono spesso utilizzate location di prestigio, sfruttandone valore emozionale al fine di offrire un’esperienza piacevole al pubblico. Palazzi storici, ville, musei, piazze o altri contenitori aprono le porte con l’obiettivo di accogliere il maggior numero possibile di partecipanti, intrattenendoli e facendoli divertire per un lasso di tempo maggiore rispetto a quello a disposizione all’interno di uno stand in fiera.
In questo modo, l’esposizione al brand sarà estesa e collegata nella mente dei visitatori a un tempo piacevole. Per lo stesso motivo, il nome dell’azienda sarà anche più facilmente ricordato se non addirittura cercato in futuro per partecipare ad un nuovo, stimolante evento organizzato.
Si gettano così le basi per un appuntamento continuativo che, se ben sfruttato, procurerà di anno in anno, l’occasione di entrare in contatto con leads interessanti, in occasione di edizioni successive della fiera.

Qual è l’orario ideale per un evento fuori salone?

In genere l’evento fuori salone viene organizzato nella fascia oraria preserale, per dare la possibilità ai visitatori di partecipare comunque alla manifestazione fieristica principale durante gli orari di apertura – non ponendosi in competizione con questa –  ma nel contempo di chiudere la giornata in una location dove ci si possa divertire e dove si possa mangiare e bere qualcosa, magari conoscendo altri operatori del settore in un contesto insolito, aprendo le porte a nuove possibilità professionali.

Organizzare questi eventi di sera consente inoltre ai visitatori di passare in hotel per rinfrescarsi e cambiarsi, sollevandoli dalla necessità di dover cercare una soluzione per trascorrere la serata in un ristorante, in un cinema o a teatro in una città che magari non conoscono dovendo, tra l’altro, spendere dei soldi.

La comunicazione dell’evento fuori salone

Naturalmente la gestione della comunicazione relativa all’evento fori salone è fondamentale per il suo successo. Come per una fiera, il nostro consiglio è di farti seguire, per la sua organizzazione e comunicazione, da professionisti del settore. Se vuoi sapere perché un marketing ben fatto è indispensabile per il successo del tuo evento, ti consigliamo di approfondire l’argomento alla pagina Marketing in fiera perché scegliere una agenzia di comunicazione.

Nel caso di un evento fuori salone, dovrai porre molta attenzione a differenziare il tuo approccio al mercato calandolo in un contesto meno lavorativo e più user friendly, puntando sul coinvolgimento emotivo dei tuoi visitatori. La distribuzione di flyer e gadget, l’invito ad esperienze emozionali, la richiesta di contatto deve essere fatta nel giusto momento, se ne presenta l’occasione. Per questo, il tuo personale aziendale presente all’evento dovrà essere particolarmente attento agli ospiti, ricettivo ai loro bisogni e in grado di comprendere rapidamente l’eventuale interesse, rimanendo nei toni leggeri dell’atmosfera di intrattenimento piacevole. L’empatia, in questo contento, gioca un ruolo fondamentale. Se desideri approfondire il tema della formazione del personale, utilissima nell’approccio efficace al potenziale cliente, ti invitiamo a leggere l’articolo Come si deve comportare il tuo personale in fiera e come formarlo.

Precedentemente all’evento, presta la massima attenzione alla tua comunicazione al mercato di riferimento e sfrutta tutti i canali possibili per fare sapere al tuo pubblico cosa stai organizzando. La gente attira gente: diffondi al massimo il tuo messaggio, per un evento di successo!

Il digitale, in questo, presenta un valore aggiunto enorme, non solo per il potere di raggiungere pubblici vasti e al tempo stesso profilati, ma anche per la possibilità di fornire feedback immediati. In questo modo è possibile comprendere anticipatamente quanto interesse vi sia nei confronti del tuo evento e poterti fare un’idea della redemption rispetto al numero di partecipanti attesi.

Abbiamo analizzato nel dettaglio l’utilizzo di strumenti digitali nella comunicazione della fiera alla pagina Fiera e digital marketing: come gestire ed attirare i clienti

Il rapporto tra la fiera e l’evento fuori salone

Molte aziende che decidono di organizzare un evento fuori salone sono comunque presenti con uno spazio espositivo all’interno della manifestazione fieristica, magari ridotto in termini di metri quadrati e tipologia di stand rispetto alle passate edizioni.

In questo caso, presenza dell’azienda in fiera ed evento funzionano come binomio comunicativo vincente, grazie alla capacità di ciascuna di queste due attività di rendersi promotrice della seconda rispetto a pubblici diversi.

Per rafforzare la comunicazione e promuovere all’interno della manifestazione fieristica il proprio evento con una migliore esperienza, lo stand può essere infatti utilizzato come “biglietteria” per ritirare fisicamente l’invito per l’evento fuori salone, magari anticipato via email.  In questo modo, il visitatore non parteciperà esclusivamente alla parte ludica dell’evento ma graviterà, anche se per breve tempo, anche all’interno dello stand, offrendo la possibilità alle risorse che presidiano lo stand di incontrare il proprio mercato.

Dall’altra parte, invitare un visitatore interessato che faccia visita allo stand a trascorrere insieme al brand un’attività divertente nella serata sarà valore aggiunto per l’esposizione in fiera e un motivo per raccogliere leads interessati.

Fuorisalone: un brand vincente per brand vincenti

Ci sono tanti esempi di aziende importanti e di riferimento nel proprio settore che scelgono di organizzare il proprio evento in autonomia, adottando queste tecniche di comunicazione per interagire con il proprio mercato.

A questo proposito ci piace ricordare quello che è stato, a nostro parere, il precursore e il promotore di queste iniziative e cioè il Gruppo Poltrona Frau che – già oltre un decennio fa – scelse di non partecipare affatto al Salone Internazionale del Mobile di Milano, concentrando invece tutte le proprie risorse economiche investendo esclusivamente nel Fuorisalone. Un punto di vista condiviso da molti marchi famosi nel corso delle edizioni successive.

Organizzato appunto in occasione del Salone del Mobile, il Fuorisalone rappresenta tutt’oggi una delle più importanti manifestazioni fieristiche organizzate in Italia, tanto da essere divenuto un brand collaterale dell’evento principale a cui si ispira. Nel corso degli anni, le iniziative di questa tipologia si sono moltiplicate, generando un modello di evento e ottenendo notevole successo anche in diversi ambiti merceologici.

A volte un evento “fuori salone” è preferibile alla partecipazione in fiera
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